El ABC de la administración financiera de tu pyme: Activos, Pasivos y Capital Contable

Se dice por ahí que para administrar correctamente un negocio, necesitamos antes que nada, mucho sentido común. Pero: ¿realmente conoces las bases de la administración financiera? El conocimiento necesario para maximizar las utilidades de tu PYME podría estar a un clic de distancia...

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A lo largo de los años me he encontrado con una situación común entre los que somos dueños de PYMES: dirigimos el barco con los ojos totalmente vendados; es decir, administramos la empresa sin tomar en cuenta la información financiera básica del estado que guarda nuestro negocio, conformándonos únicamente con ver cuanto quedó al final del mes en nuestra cuenta de cheques. Si quedó suficiente, muy bien, pero es más común el caso contrario, cuando no quedó suficiente dinero y lo peor de todo es que no sabemos por qué.

Aunque gran parte de la administración financiera depende de saber utilizar nuestro sentido común, contar con información financiera confiable y actualizada, puede ser la diferencia entre tomar una buena y una mala decisión. Una buena decisión hará a nuestro negocio más fuerte; una mala decisión podría llevarlo a la quiebra.

Por esta razón, si en alguna medida somos los responsables de la administración de los recursos económicos de nuestra empresa, es indispensable que conozcamos las bases de la administración financiera. He aquí el objetivo de esta serie de artículos: brindar al empresario los concimientos básicos en el tema, aquellos que todo dueño de negocio debe conocer.

La famosa ecuación contable

Desde hace siglos, la contabilidad se basa en la siguiente regla:
Activos es igual a Pasivos Más Capital Contable

Los activos son todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. Ejemplos de estos son: el efectivo, las cuentas de cheques, las cuentas por cobrar, el mobiliario, los automóviles, los terrenos, etcétera.

Los pasivos representan todas las deudas y obligaciones que tiene la empresa: nóminas, sueldos por pagar, deudas a proveedores, créditos bancarios, impuestos por pagar, etcétera.

El capital contable lo forma el dinero que aportaron el dueño o los socios para arrancar la empresa y comenzar a operar, mas otras aportaciones que hayan hecho los socios, más las utilidades que se hubiesen generado en periodos anteriores y que no se hayan retirado, más las utilidades del periodo actual.

Ahora, la fórmula trabaja en este sentido: todos los activos (o las inversiones) que tenga o que haya hecho el negocio (como un terreno por ejemplo) fueron financiadas a través de los pasivos o del capital contable (también denominadas fuentes de financiamiento). Es por ello que la ecuación siempre funcionará, porque siempre que se quiera adquirir un activo, se hará a través de una deuda (pasivo) o con el capital de la empresa.

De esta forma, siempre que aumente el activo, también aumentará el pasivo o el capital contable ya que tuvo que haberse financiado de alguna de estas dos fuentes, y viceversa. Por esta razón, contar con muchos activos no es sinónimo de solidez, pues si estos activos se han financiado con deuda y la deuda es excede nuestra capacidad de pago, sufriremos una crisis de liquidez y probablemente incumpliremos nuestros compromisos.

La clasificación de los activos
Continuando con nuestra formación financiera, es necesario que entender que los activos pueden dividirse en activos de corto plazo y activos de largo plazo, denominados activo circulante y activo fijo respectivamente.

Activo circulante. Lo integran activos que podemos convertir rápidamente en efectivo como caja y bancos (ya son efectivo), mercancías (si las vendemos se convierten en efectivo), cuentas por cobrar (si nos pagan contamos con efectivo), así como otros créditos que nosotros hayamos otorgado a un tercero.

Activo fijo. Este grupo está integrado más bien por todos los activos de la empresa que se hay adquirido con el propósito de usarlos y no de venderlos, como son: terrenos, edificios, mobiliario, maquinaria, equipo de transporte, etcétera.

La clasificación de los pasivos
Al igual que los activos, los pasivos pueden también dividirse en pasivos circulantes y pasivos fijos:

Pasivos circulantes. Son aquellas fuentes de financiamiento que se vencen en un corto plazo (menores a un año). Entre ellas se encuentran pasivos como: gastos operativos, como la nómina y la renta, las cuentas por pagar o proveedores, los impuestos, el seguro social, etcétera.

Pasivos fijos. Son aquellas fuentes de financiamiento (o deudas) contraídas a más de un año. Los más normales son los créditos bancarios, como las hipotecas, los créditos automotrices o los créditos para maquinaria.

La clasificación del capital contable
El capital con el que opera la compañía se compone básicamente de los siguientes rubros:
Capital social. Son los recursos iniciales con los que arrancó la empresa, es decir, la suma de las aportaciones iniciales del socio o del dueño.

Utilidades retenidas. Son las utilidades que la empresa generó en años anteriores y que no retiraron los socios.

Utilidades del periodo. Son las utilidades que se han generado en el periodo actual.

Estos conceptos forman los conocimientos básicos para poder comprender uno de los principales instrumentos financieros que todo empresario debe saber interpretar: el balance general. Hablaremos más de esta indispensable herramienta, en nuestro próximo artículo.

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