Consejos para una Buena Presenatción Castellar del Vallès Cataluña

Estimado/a freelance, te guste o no, en algún momento vas a tener que hacer una presentación: para mostrar tus servicios al cliente, para explicar tu propuesta de trabajo, o para lo que sea. Continúa leyendo...

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Así que vamos a darte 8 consejos realmente útiles para que tu presentación tenga éxito.

1. Elige la aplicación que más te conviene

¿Gratis o de pago?

Power Point, el software para realizar presentaciones de Microsoft Office, es el estándar. Pero existen otras alternativas en el mercado que ofrecen una ventaja fundamental: son gratuitas. En la misma línea del gigante americano se encuentra Impress , la versión de Open Office (paquete de aplicaciones de oficina abiertas del que ya hemos hablado en otras ocasiones).

¿En local o en servidor?

Tanto Power Point como Impress son programas que debes instalar en tu ordenador. Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web. Es decir, puedes crear tu presentación y después acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Sólo necesitas una conexión a Internet. Estas son las más conocidas:

Slideshare

Zoho Show

Google Presentations

Todas son aplicaciones gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia, invitando a las personas que queremos que las vean.

Incorporan, además, un sistema de chat -incluso de Skype- para facilitar la comunicación entre los asistentes. Necesitan conexión e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista gráfico que Power Point o Impress, es verdad. Pero no pierdas de vista que lo más importante en una presentación es siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atención del contenido.

Échales un vistazo y elige la aplicación que más te guste.

2. Conecta con la audiencia

No hay nada peor que una presentación aburrida. Bueno, quizá sí hay algo peor: una presentación desenfocada, fuera de lugar. Para eso es mejor quedarse en casa. La manera de evitarlo es:

Saber bien a quién nos dirigimos: ¿cuál es la motivación de la audiencia?, ¿cuánto saben del tema que voy a tratar?, ¿cuáles son sus expectativas?, ¿cuál es su experiencia y su posición dentro de la organización a la que pertenecen? Y, por supuesto: ¿qué espero conseguir con esta presentación? Un ejemplo: si preparas una presentación absolutamente técnica y resulta que la gente no tiene ni idea del tema, sólo conseguirás abrumarles, y hacer que bostecen dos veces por minuto.

Piensa también en la actitud del público con el que te vas a encontrar: si es favorable, todo será más sencillo; si es un público pasivo, tendremos que despertar su interes con preguntas directas; si es un público negativo, no podemos “venderles la moto” desde el principio, hay que ser humilde y resaltar las ventajas de nuestra propuesta.

En resumen: Hay que prepararlo todo bien antes para adoptar el enfoque adecuado.

Arranca con energía y entusiasmo. Si tú estás medio dormida, imagínate la gente que te escucha. Los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Trata de no divagar, sobre todo al principio. Tienes que presentar el tema central enseguida para atraer a la gente.

3. Ajusta la duración y el contenido de la presentación

La forma más común de acabar con una presentación es alargarla demasiado. En todos los sentidos: demasiadas palabras en cada punto, demasiadas líneas de texto, demasiadas diapositivas, demasiados minutos de duración. Es, sin duda, la mejor manera de matar a la audiencia de aburrimiento. Y es que decir más cosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de procesar toda la información. Mucho menos cuando empleamos un tamaño de fuente que difícilmente se puede leer.

Hay algunas fórmulas que pueden resultarte útiles para “controlar” la duración de tu presentación:

Regla 10/20/30

10 diapositivas

20 puntos en la fuente como mínimo

30 minutos de duración como máximo

Regla del 7×7

No más de 7 líneas de texto por diapositiva

No más de 7 palabras en cada línea

Regla del 3

No más de 3 partes:
(1) Introducción
(2) Discusión
(3) Conclusión

Regla del 20:

Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la presentación no puede llevarse a cabo en 20 minutos -casi nunca sucede- hay que intentar, cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el interés.

Lógicamente, estas fórmulas son orientativas. Rómpelas con inteligencia cuando lo necesites.

4. No leas en voz alta; dejarán de escucharte

Tus diapositivas apoyan y refuerzan lo que dices, pero recuerda que no son capaces de sustituir tus conocimientos; tampoco tus palabras, tus gestos, tu lenguaje corporal… El público espera que aportes algo más porque, en caso contrario, ¿para qué estás allí? Así que no te limites a leer en voz alta con la vista puesta en la pantalla. Es fundamental que conozcas el tema a fondo y lo tengas bien memorizado. Las diapositivas son sólo una guía para encauzar tu exposición, y un medio para reforzar tu mensaje con ideas claras e impactantes, gráficos y datos significativos, etc.

Si la audiencia se da cuenta de que estás leyendo el texto, dejará de hacerte caso. Para leerlo se bastan ellos sólos y, además, son capaces de hacerlo con más rapidez que tú, que debes emplear más tiempo para pronunciar en voz alta. Así que, ya sabes: estudia bien la presentación antes de exponerla en público. Seguro que tú mismo sabes distinguir cuándo alguien ha elaborado su presentación y cuándo la ha tomado prestada.

5. Sin luces de colores

Mucho cuidado con los diseños excesivamente llamativos, los clipart y las transiciones con sonidos y movimientos. Es una presentación, no un bazar chino. Recuerda que el objetivo es comunicar un mensaje claro y ordenado al usuario, y que no conviene marearle con luces de colores. El texto debe resultar perfectamente legible sobre el fondo. Atractivo, sí; recargado, no.

6. Algo que se pueda recordar

Lo ideal es mantener la intensidad durante toda la presentación, pero como no siempre es posible, hay que intentar que al menos el principio y el final sean mensajes de impacto, que luego el usuario pueda recordar.

Un buen final siempre deja buen sabor de boca. Nunca termines una presentación en el turno de preguntas. Busca un final adecuado. Algunas ideas:

Un buen resumen

Un elogio sincero a los asistentes

Una anécdota inteligente relacionada con el mensaje principal

Plantear una duda para que cada uno pueda resolverla en casa

Una visión positiva para el futuro

Una dosis de humor inteligente (si no va a ser inteligente, es mejor que lo dejes)

7. Cosas que no conviene hacer

Enfadarse con la audiencia, entrar al trapo con preguntas hostiles, disculparse o menospreciar tu propia presentación, hablar a la pantalla, usar un tono monocorde, tratar de evitar las preguntas, dar por obvio algo importante, mostrar hastío al explicar cosas sencillas, terminar la presentación en el turno de preguntas.

8. Para salir de apuros

Si quieres evitar interrupciones constantes durante la presentación puedes pedir a la audiencia que reserve sus preguntas para el final.

Las preguntas planteadas por cada uno de los asistentes deben servir para todos, así que a veces conviene repetirla en voz alta antes de contestarla, para que todos puedan oírla. Y después, responde a toda la audiencia, y no sólo a quién ha formulado la pregunta.

Cuando una persona o un grupo monopoliza todas las preguntas, evita seguir mirándoles una vez que han acabado, porque puede entenderse como una invitación a que prosigan. En esos casos, puede resultar útil dirigir la mirada hacia otro grupo de personas.

Si te preguntan algo que desconoces, lo mejor que puedes hacer es responder: “La verdad es que en este momento no lo sé, pero voy a enterarme y te lo comunicaré en cuanto lo sepa”.

¿Qué experiencia has tú tenido con las presentaciones?

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